【備品管理システムの選び方】価格はどれくらい？

備品管理システムは、会社や大学の研究室などで使用される備品（PC、プロジェクター、デスク、椅子など）の「使用状況」や「保管場所」などを一元管理するためのシステムです。 紙やエクセルでの台帳管理と比べ、情報更新が容易で効率的な管理が可能になります。 本ページでは、備品管理システムの選び方や価格について解説します。

備品管理システムによっては、「ラベル発行」「棚卸機能」「通知機能」など、さまざまな機能を提供しています。 自分たちの会社や研究室にとって何が「必要な機能」なのかを明確にし、優先順位をつけることが重要です。

機能が豊富でも、操作が複雑であれば現場で使われなくなってしまう可能性があります。 備品管理システムは日々の業務で使うものですので、担当者にとってストレスなく使えるかは非常に重要なポイントです。

システムがクラウド型かインストール型かも、使いやすさに関わる重要な観点です。 クラウド型であれば、複数の端末から同時にアクセスできるため、担当者がそれぞれの端末で操作できます。 一方、インストール型はインターネット接続が不要な環境でも使えるという利点がありますが、特定のパソコン1台でしか使えない場合もあり、そのパソコンをみんなで共有して操作する必要が生じることもあります。 使いやすさの観点は実際に使ってみないとわからないことが多いですので、本格導入前にトライアル利用ができるシステムであると安心です。

備品管理システムを導入する際には、価格も重要な判断材料になるかと思います。課金体系は大きく分けて、「買い切り型」か「サブスクリプション型」があります。 ユーザー数や備品数によって価格が変動することが多いですので、最低料金にあまり惑わされずに、実際の運用規模に応じた価格を確認することが大切です。 また、システムによっては初期費用がかかる場合もあります。

以下は備品管理システムを10名程度の組織で利用することを想定した価格の例です。

備品管理システムは、高機能で多機能な製品もあれば、手頃な価格で最低限の機能に絞った製品もあります。 組織の規模・利用頻度・管理体制によって最適なシステムを選ぶことが重要です。